Ce qu'il faut retenir :
01
L’assemblée générale ordinaire est réunie au moins une fois par an, dans les six mois de la clôture de l’exercice, sous réserve de prolongation de ce délai par décision de justice, aux fins de discuter de celle-ci mais également de délibérer et statuer sur toutes les questions relatives aux comptes annuels et, le cas échéant, aux comptes consolidés de l’exercice écoulé.
02
Lors des assemblées générales il convient d’en dresser un procès-verbal afin de résumer l’ensemble des sujets abordés et des résultats des délibérations.
03
La présence d’un Commissaire de justice, ou tout du moins d’un officier public et ministériel, est obligatoire dans certains cas, notamment lorsque les délibérations portent sur l’apport de biens immobiliers à la société.
L’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire des associés
Pour que le bon fonctionnement d’une société perdure, ou parfois s’instaure, il importe que soient organisées des assemblées générales. A ce titre, conformément à l’article L. 225-100 du Code de commerce : « L’assemblée générale ordinaire est réunie au moins une fois par an, dans les six mois de la clôture de l’exercice, sous réserve de prolongation de ce délai par décision de justice. Si l’assemblée générale ordinaire n’a pas été réunie dans ce délai, le ministère public ou tout actionnaire peut saisir le président du tribunal compétent statuant en référé afin d’enjoindre, le cas échéant sous astreinte, aux dirigeants de convoquer cette assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder ». Ainsi, chaque année une assemblée générale ordinaire doit être organisée par les associés d’une société aux fins de discuter de celle-ci mais également de délibérer et statuer sur toutes les questions relatives aux comptes annuels et, le cas échéant, aux comptes consolidés de l’exercice écoulé. Toutefois, il est des cas dans lesquels des assemblées générales extraordinaires doivent elles-aussi se prévoir. En telle hypothèse, l’ordre du jour ne sera pas le fonctionnement structurel de la société mais d’avantage l’adoption d’une décision entraînant une modification des statuts ou de la nationalité de celle-ci. A ce titre, les associés doivent alors se réunir conformément aux règles de quorum et de majorité applicables.
Lorsque des assemblées générales sont programmées, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, il convient d’en dresser un procès-verbal afin de résumer l’ensemble des sujets abordés et des résultats des délibérations. Par principe, le procès-verbal d’assemblée général se fera sous la forme d’un acte sous signature privée, en ce sens qu’il sera établi par l’un des associés de la société ou l’un des membres de l’organe exécutif désigné à cet effet. En revanche, il est également possible de confier cette mission à un officier public et ministériel qui lui, rendra le procès-verbal en la forme authentique ; un notaire ou un Commissaire de justice notamment.
L’intérêt du constat d’assemblée générale
La présence d’un Commissaire de justice, ou tout du moins d’un officier public et ministériel, est obligatoire dans certains cas, notamment lorsque les délibérations portent sur l’apport de biens immobiliers à la société. Pour cause, la présence de ce professionnel est vectrice de sécurité en ce qu’il permet de retranscrire exhaustivement les échanges effectués au cours de l’assemblée générale. Aussi, il convient de souligner que le procès-verbal de constat, dressé par Commissaire de justice, fait pleine force probante jusqu’à preuve du contraire en ce que les tribunaux accordent pleine foi à ce que l’officier dit avoir personnellement constaté. Ainsi, l’acte authentique présente un intérêt probatoire évident, notamment lorsque des relations conflictuelles existent au sein de la société. D’autant plus que le procès-verbal d’assemblée général sera conservé en lieu sûr, à l’étude du professionnel. A cela, il importe de rappeler que le Commissaire de justice étant un praticien du droit, sa présence permettra par la même d’assurer la régularité de l’assemblée général et par la même, la protection des droits de l’ensemble des intéressés.
La procédure à suivre
La présence du Commissaire de justice ne peut être imposée, il convient que celle-ci soit acceptée à l’unanimité. Ainsi, lorsque tel n’est pas le cas, il est envisageable de saisir le juge des référés du lieu où l’assemblée se tiendra par voie de requête aux fins de faire autoriser l’intervention de ce professionnel.
Une fois désigné, le Commissaire de justice devra alors dresser le procès-verbal de constat en prenant soin d’indiquer objectivement l’identité des associés présents – ou tout du moins représentés –, le déroulement détaillé de l’assemblée générale, l’ordre du jour, ainsi que les modalités et résultats des votes effectués. Enfin, il convient de préciser que l’article L. 232-21 du Code de commerce dispose : « Les sociétés en nom collectif dont tous les associés indéfiniment responsables sont des sociétés à responsabilité limitée ou des sociétés par actions sont tenues de déposer au greffe du tribunal, pour être annexés au registre du commerce et des sociétés, dans le mois suivant l’approbation des comptes annuels par l’assemblée ordinaire des associés ou dans les deux mois suivant cette approbation lorsque ce dépôt est effectué par voie électronique : 1° Les comptes annuels et, le cas échéant, les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe, les rapports des commissaires aux comptes sur les comptes annuels et les comptes consolidés, éventuellement complétés de leurs observations sur les modifications apportées par l’assemblée qui leur ont été soumis ; 2° La proposition d’affectation du résultat soumis à l’assemblée et la résolution d’affectation votée ou la décision d’affectation prise ».
Actualités (Mise à jour 2023) :
La matière des assemblées générales des associés est dérogatoire en ce qu’ici la présence du Commissaire de justice ne peut être imposée, il convient que celle-ci soit acceptée à l’unanimité. Il s’agit ici d’une exception importante, à ne pas confondre par exemple avec les assemblées générales d’associations, tel qu’affirmé par la Cour d’appel de Paris dans un récent arrêt du 11 janvier 2022 (n° 19/15445) : « Aucune disposition légale ou statutaire n’impose la désignation d’un huissier de justice pour assister à une assemblée générale d’association, uniquement par décision de justice ou de l’assemblée générale, ou sur approbation de celle-ci. L’article 13 des statuts conférant au conseil d’administration des pouvoirs les plus étendus pour administrer l’association et l’article 11 des statuts stipulant que le président est le représentant de l’association pour les actes de la vie civile, permettent la désignation d’huissiers de justice par le président ès qualités, aux fins de constat dressé dans l’intérêt de l’association. Tel est le cas s’agissant de s’assurer de la régularité de la tenue des assemblées générales devant statuer sur un projet de démolition et restructuration des locaux historiques de l’association, induisant des conséquences financières et juridiques, et au titre duquel les appelants ont manifesté leur opposition et médiatisé leur action. Il n’y a donc pas lieu d’écarter des débats cette pièce de procédure produite par l’ULIF comme élément de preuve de la régularité des assemblées générales »
